Die Form der Bewerbung

Ihre Bewerbungsstrategie, in Form der Unterlagen, muss nicht nur gelesen sondern verstanden werden; und sie muss zum Unternehmen passen. Eine gute, an die Stellenanzeige oder Wunschfunktion angepasste und erstellte Bewerbungsmappe, ob noch auf  Papier oder per  E-Mail, besteht daher heute aus den folgenden Teilen:

Bei den Arbeitszeugnissen sollten Sie Grundsätzlich alle, mindestens jedoch die der letzten 10 Jahren mitsenden und als Führungskraft zusätzlich auch zwei oder drei gute Referenzen beifügen können.

Verzichten Sie auf ein Deckblatt mit Ihrem Bild. Dies ist nur eine Leerinformation, die den Entscheider beim Blättern und Lesen eher stört. Denn es enthält keine Informationen, die sich nicht auch an anderer Stelle finden. Das Foto gehört auch heute noch auf den Lebenslauf, trotz Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und Ihre Anschrift sowie der Adressat stehen im Anschreiben und im Lebenslauf.

Fortbildungsbestätigungen und -zertifikate, universitäre Scheine, ganze Diplom- oder Hausarbeiten legt man heute nicht mehr bei.

Grafik: Bewerbungsfehler

Die Qualität der Bewerbungsunterlagen ist ein wesentlicher erster Faktor. In einer Untersuchung aus 2015 der Ruhr-Universität Bochum zusammen mit  bewerbung.net antworteten Personalverantwortliche: 60,2 % sehen einen deutlichen Verbesserungsbedarf und 52,8 % der Unterlagen weisen Fehler auf. Die Folge: 56,1 % der Bewerbungen werden bereits bei der ersten Prüfung aussortiert. Und dies unabhängig davon, ob sie als Mappe oder per E-Mail vorgelegt werden.

Von daher sollten Sie z.B. beim Aufbau Ihres  innovativen Lebenslaufes und des  Kompetenzprofils besser mit der Textverarbeitungsfunktion »Tabelle« statt des »Tabulator« arbeiten, dann stimmen wenigstens schon die Abstände zu 100 %.

Bewerben mit elektronischen Medien

Die E-Mail Bewerbung

Grafik: Bewerbungswege, so wünschen Unternehmen Ihre Bewerbung

Eine E-Mail mit angehängten Bewerbungsunterlagen wird heute schon von fast 60 % der Unternehmen gewünscht. Nur noch rund 26 % wünschen Ihre Unterlagen schriftlich (Quelle BITKOM, April 2015). Finden Sie keine Hinweise, dann erkundigen Sie daher sich lieber in der Personal- oder Fachabteilung.

Wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail senden, dann unterscheidet sich diese dies nur durch die Versendeform und nicht im Aussehen von einer schriftlichen Bewerbung, daher gelten auch viele Tipps aus dem Bereich  Gestaltung weiter unten.

Konvertieren Sie daher alle Unterlagen in der entsprechenden Reihenfolge, einschließlich des Anschreibens, in nur einem PDF, sonst missbrauchen Sie den Entscheider als Sekretärin. Wie Sie das technisch umsetzen, lesen Sie  rechts. In den »Betreff« der E-Mail kommt nur der Hinweis auf das Stellenangebot, oder bei einer Initiativbewerbung Ihr Nutzen, und Ihr Name und in das »Textfeld« nur ein freundlicher Hinweis auf die Anlage.

Verwenden Sie für Ihre Dokumente auch keine Komprimierungsprogramme (*.zip oder *.rar) oder packen diese sogar als selbstausführendes Programme (*.exe). Versenden Sie die Datei auch keinesfalls in einem der Office-Formate (*.doc. *.xls oder *.opd). Hier können unterschiedliche Programmversionen und Computereinstellungen beim Empfänger Ihr Dokument so verändern, dass Sie schon aus formalen Gründen ausscheiden. Und ein absolutes »out«: bieten Sie keinesfalls an Ihre Daten aus einer Cloud, wie Dropbox, Onedrive oder der iCloud, herunterladen zu können.

Da auch wieder die Makro-Virengefahr bei Microsoft-Produkte ansteigt ( Microsoft v. 28.04.2015), lassen manche Firmenserver den Empfang von Office Dateien nicht zu oder löschen kurzerhand Dokumente in diesen Formaten.

Denken Sie auch daran, dem PDF einen vernünftigen Namen zu geben wie »Ihr_Name_fuer_Position.pdf«. Die Datei sollte nicht größer als 4 Megabyte sein. Und legen Sie sich eine E-Mail-Adresse zu, die mindestens Ihren vollen Nachnamen, statt »12345@xyz.net«, enthält. Es ist eben schlicht auch eine Frage des Stils, ob Sie selbst als Nummer gesehen werden wollen. Auch das Verschlüsseln von E-Mails ist derzeit noch keine gute Lösung.

Sie haben Ihre E-Mail-Adresse von einem der vielen Freemail-Anbieter wie GMX, Google-Mail oder Web.de? Dann versenden Sie Ihre Bewerbung keinesfalls über das Web-Frontend, also über den Web-Browser. Fast jeder Freemail-Anbieter hängt dann Werbung an die E-Mail. Nutzen Sie zum Senden oder Empfangen besser einen E-Mail-Client wie Outlook oder den kostenlosen Thunderbird.

In der kostenlosen Microsoft Office Lösung  LibreOffice können Sie PDF's mit einem Knopfdruck erzeugen, Microsoft Office ab Version 2007 kann dies auch und für ältere Versionen gibt es kostenlose Erweiterungen (siehe links  Kostenlose Programme für Ihre Bewerbung).

Der eigene Internetauftritt & Social Media Nutzung

Eine eigene Bewerberseite ins Internet zu stellen und zu pflegen ist grundsätzlich kein schlechter Ansatz. Sie vergeben aber die Chance, Ihren jeweiligen Nutzen für die beworbene Stelle oder Ihre Initiativbewerbung individuell darzustellen.

Versprechen Sie sich auch von der Veröffentlichung in der Google- oder Bing-Suche nicht zu viel. Alleine die Registrierung Ihrer Internetseite im Netz, damit sie »gegoogelt« werden kann, dauert schon Monate. Pflegen Sie besser Ihre identischen (sic!) Profile auf  Link zu XING oder  LinkedIn

Bild_Klein Achten Sie auf Ihre Spuren im Internet

Die Erstellung der Inhalte ist aber eine gute Übung, um Ihre Kompetenzen konzentriert darzustellen. Und mit einer eigenen Internetseite erhalten Sie von Ihrem Provider auch eigene E-Mail Adressen. Senden Sie aber keinesfalls eine E-Mail mit nur dem Link auf Ihre »Website« als Bewerbung.

Und achten Sie auf Ihre Beiträge und Ihr Verhalten in Facebook, Google+, auf Twitter & Co. Denn das Netz vergisst nichts! Auch wenn Sie einen »Nickname« verwenden, Ihr wirklicher Name ist ermittelbar. Denn wie 65 % der KollegInnen und fast jedes zweite Unternehmen, überprüfe ich Kandidaten auch über das Internet (Quelle BDU und BITKOM 06/2015,  Grafik).

Weitere Bewerbungswege

Bewerbungsportale der Unternehmen

Zunehmend nutzen Unternehmen die Möglichkeiten des Internets und stellen auf ihre Seiten Online-Bewerbungsformulare. Sie korrekt und vollständig auszufüllen ist ein »muss«, wenn das Unternehmen nur über diesen Weg den Kontakt wünscht. Achten Sie insbesondere darauf, die Schlüsselbegriffe der angebotenen Stelle aufzugreifen, da häufig eine entsprechende interne Suchsoftware eingesetzt wird.

Gerade bei der Online-Bewerbung sind Rechtschreibfehler »vorprogrammiert«. Nutzen Sie daher die technischen Möglichkeiten und installieren Sie entsprechende Rechtschreibprüfungs-Erweiterungen für Ihren Browser oder prüfen Sie vorher längere Texte mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Mit [Strg] + [C] können Sie diese ja dann ganz einfach kopieren und mit [Strg] + [V] wieder in das entsprechende Browserfeld einsetzen.

Online-Jobbörsen und soziale Netzwerke

Auch in gute, große Online-Jobbörsen oder Netzwerke sollten Sie Ihre Bewerbungsdaten einstellen. Überlegen Sie aber genau, was Sie dort hinterlegen, denn das Netz vergisst nichts. Einen Erfolg werden Sie nur erzielen, wenn Sie sich so präzise wie möglich mit Ihrem Nutzen dort einstellen.

Eine kleine Auswahl von Online-Jobbörsen und Kontaktnetzwerken um sein Profil zu hinterlegen oder nach neuesten Stellenangeboten zu suchen:

Online-Jobbörsen

Die folgenden Jöbbörsen sollten Sie regelmässig nutzen und gegebenenfalls Ihr Profil hinterlegen:

  •  Bundesagentur für Arbeit, das wohl umfangreichste Angebot
  •  Gigajob.de, eine Jobplattform für Unternehmen und Bewerber
  •  Stepstone, eine der umfangreichsten Stellenbörsen
  •  placement24, eine neue Plattform, die insbesondere Headhunter nutzen
  • und auch  Link zu Twitter, das schnellste 140 Zeichen Informations-Netzwerk mit seinen Suchmöglichkeiten über #Job oder #Stelle

Soziale Netzwerke

Hier sollten Sie auf jeden Fall Ihr Profil hinterlegen:

  •  Link zu XING, Deutschlands größtes Business-Kontaktnetzwerk, wird von rund 30 % der Unternehmen genutzt.
  • sowie für ein mehr internationales Profil das Business-Netzwerk  LinkedIn

Sonstige

  •  Link zu Facebook, eines der größten, aber eher privaten Kontaktnetzwerke, trotzdem von Arbeitgebern häufig zur Überprüfung genutzt.
  • und  Google+, das alternative Kontaktnetzwerk zu Facebook

Ein absolutes »out« ist aber der automatisierte Versand, also ohne vorherige Rückfrage an Sie, Ihrer Daten aus Jobbörsen. Die Qualität ist von Ihnen nicht steuerbar. Von der fehlenden Möglichkeit, individuell auf das Stellenangebot reagieren und eingehen zu können, ganz zu schweigen.

Kreative Formen

Verzichten Sie auf Sonderformate Ihrer Unterlagen einschließlich Ihres Bewerbungsbildes, wenn Sie nicht gerade in einem grafischen oder künstlerischen Beruf arbeiten. Verzichten Sie auch darauf, Ihre Unterlagen in einem Präsentationsformat wie PowerPoint und / oder mit einer CD / einem USB-Stick zu senden. Und auch auf eine persönliche Vorsprache ohne Termin oder die Zustellung Ihrer Bewerbung durch den Pizzadienst kommen in der Regel nicht gut an.

Die Gestaltung - Tipps, nicht nur für das Papierformat

Ihre Bewerbungsunterlagen müssen nicht nur verstanden, sondern vor allem auch gehandhabt werden können. Halten Sie sich daher besser an folgende Vorschläge:

  • handhabbare Kunststoffmappe, DIN A4, mit Klarsichtdeckel, die von selbst aufgeschlagen bleibt. Denn nichts ist lästiger, als wenn sie dauernd zuklappt!
  • verwenden Sie keinesfalls eine "undurchsichtige", aufklappbare 3-teilige Pappmappe, denn niemand kan drei Seiten parallel lesen - vom Platzbedarf ganz zu schweigen!
  • nehmen Sie weißes oder nur leicht getöntes, gutes Papier mit 90 bis 100 g/m², auch für die Kopien - und eben kein billiges 80 g/m² Papier!
  • alle selbst erstellten Dokumente tragen in einer optisch gestalteten Kopf- oder Fußzeile Ihren Namen, Anschrift und Erreichbarkeit
  • verwenden Sie ein einheitliches Layout mit gleicher Schrifttype für alle selbsterstellten Seiten
  • nutzen Sie keine Kursiv- und nur wenig Fettschrift, vielleicht ähnlich der des Zielunternehmens. Und verzichten Sie auf das Unterstreichen, das stammt noch aus Schreibmaschinenzeiten als es dadurch keine Fettschrift gab!
  • die Typografie ist wichtig für das Auge. Die  besten Schritfarten dafür sind: Garamond, Helvetica, Georgia, Cambria und Calibri. Besser verzichten sollten Sie auf: Times, Arial, Courier, Comic Sans und Impact.
  • nutzen Sie für den Aufbau das gesamte Blatt und verwenden Sie für alle Dokumente eine einheitliche Schriftgröße von 9 bis 11 Pica
  • orientieren Sie sich an der DIN 5008. Tipps finden Sie in der  Wikipedia, Brief nach DIN 5008
  • lassen Sie ein professionelles Foto vom Fotografen anfertigen , warum nicht in s/w?, ca. 4,5 cm x 6 cm, keinesfalls aber aus dem Automaten. Und sichern Sie sich alle Rechte an Ihrem Bild, dies vermeidet später Probleme wenn Sie es auf einer Website verwenden
  • achten Sie auf gute Kopien Ihrer Zeugnisse, also keine schwarzen Ränder, Streifen oder schiefe Darstellung
  • prüfen Sie mindestens zweimal, ob alle Unterlagen Ihre korrekten Daten zur Erreichbarkeit beinhalten
  • zur Erreichbarkeit gehören heute ein Mobiltelefon und eine eigene E-Mail Adresse
  • ... und prüfen Sie mindestens dreimal Ihre Rechtschreibung!

Mit einer so gestalteten Bewerbungsmappe, ob schriftlich oder per E-Mail, schaffen Sie zumindest den Sprung über die erste Hürde der Vorauswahl. Den Briefumschlag kann gerne eine Sonderbriefmarke zieren, keinesfalls aber ein Einschreibenvermerk.

Verhalten der Unternehmen

Sie haben Ihre Unterlagen an das Wunschunternehmen verschickt und erhalten keine Antwort? Nach rund drei Wochen dürfen Sie nachfragen und sich auch in Erinnerung bringen.

Und wenn Sie nichts mehr hören? Ärgern Sie sich nicht! Leider nimmt die Zahl der Verantwortlichen in den Unternehmen zu, die weder einen Zwischenbescheid verschicken noch Ihnen Ihre Unterlagen zurücksenden. Die Kostensenkungsprogramme der letzten Jahre sind auch bei den Personalabteilungen nicht wirkungslos geblieben. Und leider nimmt auch der eigentlich stilvolle Umgang mit den potenziell zukünftigen Mitarbeitern in diesem Punkt spürbar ab.